Blog colaborativo de: Valentina Pardo, Raúl González y Ricardo Toledo

Tras abordar en las diferentes entradas del blog los conceptos de dato, información y conocimiento y su representación, almacenamiento, búsqueda y recuperación, conviene explicar la finalidad de la información y conocer para qué se utiliza en el ámbito empresarial.

Para ello, hablaremos de un concepto muy sonado en el ámbito profesional y en el mundo laboral conocido como Business Intelligence y la importancia del mismo en las organizaciones.

Importancia de la información para las organizaciones

Hoy en día, las organizaciones obtienen una gran cantidad de información sobre su negocio de numerosas fuentes como pueden ser las redes sociales, los medios de comunicación, etc. Esta información es procesada y analizada por diferentes sistemas y expertos, de forma que pueda resultar útil para la empresa.

Ahora bien… ¿Para qué se utiliza realmente la información? ¿Es tan relevante para las empresas como se dice?...

Evidentemente, sí. La información constituye un papel fundamental en la toma de decisiones de toda empresa, y es que una información de calidad sobre el negocio puede ser el motivo de una decisión que suponga un éxito absoluto para la organización, mientras que una información errónea e imprecisa puede propiciar un fracaso fruto de una mala decisión.

Por lo tanto, la información resulta imprescindible en el ciclo de la toma de decisiones, en el que, tras definir y analizar adecuadamente el problema que se presenta, se evalúan las posibles alternativas y, en función de la información obtenida, se elige la alternativa más adecuada para los intereses de la empresa.

¿Y quiénes toman las decisiones en una empresa? ¿Únicamente toman decisiones los altos directivos?... En las organizaciones, suele existir una jerarquía que determina el tipo de acciones que se realizan dentro de ella y, en consecuencia, el tipo de decisiones que se deben tomar [1]. Es frecuente dividir una empresa en 3 niveles jerárquicos en función de las decisiones que toman:

- Nivel estratégico: compuesto por los cargos de la alta dirección, se encargan de tomar decisiones de gran trascendencia que atañen a las relaciones entre la empresa y su entorno y que afectan a la planificación global de toda la empresa. Sus decisiones requieren de un gran análisis de información y reflexión.

- Nivel táctico: compuesto por directivos intermedios, toman decisiones relativas a la planificación de los subsistemas empresariales y al reparto eficiente de los recursos limitados de la organización.

- Nivel operativo: compuesto por los ejecutivos de menor rango (supervisores y gerentes), toman decisiones relativas al desarrollo de operaciones cotidianas (diarias/rutinarias).

En definitiva, la información es imprescindible para las empresas y sus directivos, ya que permite guiar la toma de decisiones cruciales para la organización en la dirección adecuada, de forma que la alternativa elegida sea aquella que mejor se alinee con los objetivos de negocio de la empresa.

Business Intelligence

Una vez conocida la importancia de la información para las empresas y el fin para el cual está destinada, conviene conocer los pasos previos a la utilización de la misma, y es que es imprescindible realizar un análisis en profundidad para que resulte útil a la hora de tomar una decisión.

Para ello, las empresas cuentan con diferentes sistemas informáticos conocidos como DSS (Decision Support System o Sistema de Soporte a la Toma de Decisiones), de los cuales hablaremos en la siguiente entrada del blog; así como con un modelo de negocio basado en Business Intelligence.

¿Y qué es el Business Intelligence? Existen muchas definiciones para este concepto. Por ejemplo, el BI puede definirse como:

- “El conjunto de estrategias para la creación de conocimiento a partir del análisis de datos recopilados para adaptar las acciones destinadas a la mejora de la rentabilidad y productividad de la empresa” [2]

- "La habilidad para transformar los datos en información, y la información en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios” [3]

En definitiva, el Business Intelligence hace referencia al uso de estrategias y herramientas que sirven para transformar información en conocimiento, con el objetivo de mejorar el proceso de toma de decisiones en una empresa y obtener ventaja competitiva [4].

El BI proporciona un gran número de beneficios para aquellas empresas que optan por incorporarlo en su modelo de negocio. Por ejemplo, mediante el uso de información y las diferentes métricas obtenidas sobre el negocio, disminuye la incertidumbre en la toma de decisiones y aumenta la rapidez de respuesta ante un posible problema. Además, permite identificar fácilmente aquellos procesos o áreas en las que debemos mejorar o modificar algo a fin de optimizar las operaciones. Por último, y quizá más importante, permite comprender mejor el pasado, presente y futuro de la empresa, analizando periodos concretos del pasado para aprender de los aciertos y errores cometidos anteriormente.

Existen multitud de herramientas utilizadas en BI, y que serán expuestas en detalle en la siguiente entrada del blog. Las más importantes son:

- Los citados DSS

- Los Cuadros de Mando

- Los Datawarehouse

Hoy en día, la mayoría de empresas cuentan con alguna herramienta de Business Intelligence. Las grandes multinacionales como Telefónica, Vodafone o Amazon, suelen contar con un conjunto de grandes sistemas de los anteriormente mencionados (cuyo coste de adquisición y puesta en marcha pueden superar el millón de euros) y con un área o departamento destinado a esta disciplina, compuesto por trabajadores de perfiles muy diversos especializados en el análisis de datos e información y en el uso de estos sistemas. Por otro lado, las PYMES suelen optar por la adquisición de sistemas más sencillos y económicos o por soluciones tipo Cloud, en las que no es necesario montar ni mantener una infraestructura, y que pueden ser tan útiles como los empleados por las grandes empresas.

En definitiva, el uso de BI es conveniente para todo tipo de organizaciones, dado que aporta beneficios en todos los ámbitos de cada negocio y los permite mejorar y optimizar sus procesos notablemente.