Cadena Documental

Blog colaborativo de: Valentina Pardo, Raúl González y Ricardo Toledo

¿Es verdad que existe tanta información? Claro que sí, pese a que Bill Gates el año 1981 estimo que “640K deberían ser suficientes para todo el mundo” nosotros mismos no nos damos cuenta del volumen de información de generamos en una hora, día o año. Porque generar información no es sentarse largas horas a escribir un documento o realizar una investigación, basta con que veamos la infinidad de textos que enviamos por distintas redes sociales, las notas de audio que almacenamos en nuestros dispositivos, o vídeos que vemos y compartimos. No tan solo eso, nuestros movimientos cotidianos también generan información al medio, tales como las compras, visitas al médico, coger locomoción, etc.

Para que esta información sea de utilidad en las empresas u organizaciones que almacenan y utilizan grandes volúmenes de información, los profesionales dedicados a la ciencia de la documentación buscan facilitar el proceso de búsqueda o consulta de ella, es por esto que la cadena documental es una secuencia de operaciones para facilitar el acceso a la información que parte con la Selección de información, sigue con el análisis de ella para terminar con la Búsqueda y Difusión de la misma.

El proceso de selección, es donde se recogen los hechos o documentos que necesitan ser almacenados según los intereses de la organización. 

La cadena continua con el análisis de lo seleccionado. En esta etapa se busca la forma de representar el contenido de un documento de forma diferente al formato original, por ejemplo, por medio de descripción bibliográfica, establecimiento de tags o palabras claves o confección de resúmenes. 

Con la información organizada es posible la etapa de búsqueda en la cual, a través de procedimientos manuales y consultas electrónicas se pretende extraer del fichero algún documento almacenado.

Por último, nos encontramos con la difusión, que detalla la forma de transmitir la información extraída. Para ello, se pueden utilizar una serie de servicios específicos como:

• Servicio de búsquedas documentales: aconsejado para organizaciones que almacenen de manera interna y operen con un gran volumen de documentos, no importa la tipología documental de ellos. Google Search Appliance es una aplicación de este estilo.
• Servicio de difusión selectiva de la información (DSI): permite personalizar la búsqueda, ya que según el perfil del usuario que solicita información se le harán llegar publicaciones conforme a su perfil. Existe suscripciones a repositorios de revistas que realizan esta función.
• Servicio de referencia o consulta: Asistencia personal dada por los miembros del servicio de referencia a los lectores de una biblioteca que buscan información. (Lourdes Castillo, Universitat de Valencia)
• Servicio de obtención de documentos (SOD): Busca poner a disposición del usuario los documentos solicitados en alguna biblioteca o repositorio mediante fotocopias o préstamos.
• Servicio de teledocumentación o acceso a bases de datos “on-line”: A diferencia de los SOD estos prestan sus servicios con documentos en formato digital.
• Servicio de publicaciones periódicas: Definida como la asistencia sobre publicaciones en serie son las que se editan en fascículos sucesivos numerados secuencialmente y cuya aparición continúa indefinidamente. (ISO‐3297)
• Archivo de prensa: Este servicio es de utilidad en relaciones públicas, ya que la información tiene una importancia documental y un valor periodístico, sirve para reforzar y complementar una nota de prensa.

Debemos tener presente que hay algún de estos medios que son pagados, es decir, el acceso a la información lleva asociado un coste.