Blog colaborativo de: Valentina Pardo, Raúl González y Ricardo Toledo

Como ya mencionamos en la anterior entrada del blog, la información desempeña un papel fundamental en la toma de decisiones de cualquier empresa. Ante los diferentes problemas que se presentan, se hace necesario el procesamiento y el análisis de la información de la que dispone la empresa para, a la hora de seleccionar una alternativa que resuelva el problema, escoger correctamente aquella que se alinee mejor con los objetivos de la organización.

Para ello, las empresas suelen contar con una serie de herramientas y sistemas de información que permiten mostrar la información de manera adecuada para el usuario y facilitan la toma de decisiones por parte de los directivos de la empresa. A continuación, se expondrán en detalle los diferentes sistemas y herramientas de Business Intelligence y sus características.

Datawarehouse

Un datawarehouse puede definirse como una base de datos corporativa que se caracteriza por integrar y depurar información de una o más fuentes distintas, para luego procesarla y analizarla desde infinidad de perspectivas y con grandes velocidades de respuesta [1].

Los datawarehouse utilizan datos e información de las fuentes más diversas, como pueden ser las redes sociales, los medios de comunicación o los datamarts, entendiendo estos últimos como bases de datos departamentales que almacenan los datos de un área de negocio específica y que disponen de la estructura óptima de datos para analizar la información al detalle desde todas las perspectivas que afectan a los procesos del departamento en cuestión [2].

Estos sistemas se caracterizan por ser:

Integrados, ya que almacenan de forma consistente los datos de todos los sistemas operacionales de la organización.
Temáticos, dado que organizan los datos necesarios para el proceso de generación del conocimiento en temas para facilitar su acceso y entendimiento por parte de los usuarios finales.
Históricos, porque registran los cambios producidos en los datos a lo largo del tiempo para poder analizar las tendencias.
No volátiles, ya que una vez introducido un dato, éste se convierte en información de solo lectura que no puede ser modificada ni eliminada y que se mantiene para futuras consultas [3].

Además, almacenan metadatos sobre la procedencia de la información, su fiabilidad o su periodicidad de refresco, que permiten simplificar y automatizar la obtención de la información desde los sistemas operacionales de la organización.

DSS

Los DSS (Decision Support System) o Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones son, como su propio nombre indica, sistemas informáticos enfocados al análisis de los datos de una organización y que sirven de apoyo en el proceso de toma de decisiones.

Es una de las herramientas más conocidas de Business Intelligence que, mediante la combinación de datos, modelos analíticos sofisticados y un software con una interfaz adecuada y amigable, permite obtener y mostrar la información agregada de forma que resulta fácil de comprender para el usuario, disminuyendo la incertidumbre a la hora de tomar una decisión y aumentando la rapidez de respuesta. Suelen estar integrados con el resto de sistemas de la compañía, por lo que se garantiza la integridad absoluta de los datos, de manera que siempre se visualiza la información de la empresa en tiempo real. Además, son simples de utilizar y no requieren de conocimientos técnicos, de manera que cualquier persona que no pertenezca al ámbito técnico puede usarlo.

Existen diferentes tipos de DSS en función de la finalidad para la que fueron diseñados. Los más importantes son:

Los GDSS, que son sistema de apoyo a la toma de decisiones en grupo, proporcionan un ambiente propicio para la comunicación en el que se conserva el anonimato, fomentando el trabajo en grupo entre un conjunto de personas que no necesariamente han de estar cara a cara, ya que permiten la comunicación por conferencia entre miembros geográficamente dispersos. Estos sistemas ayudan a mejorar la comunicación en la organización, de manera que, al trabajar en grupo, se eleva la calidad en la toma de decisiones.
Los EIS, o sistemas de información ejecutiva, que presentan a los gerentes la información de la situación actual de la empresa de forma rápida y sencilla con el fin de realizar un seguimiento a los factores críticos del éxito, conocidos también como indicadores de negocio. De esta manera, ante posibles desajustes a los directivos les resulta más sencillo la determinación de las medidas de contingencia más adecuadas.
Los EDSS, o sistemas expertos de soporte a la toma de decisiones, que utilizan bases de conocimiento que incorporan la experiencia que se va adquiriendo en el proceso de toma de decisión y que permiten seleccionar las mejores decisiones a tomar sobre un determinado problema [4]. Emplean Inteligencia Artificial y están basados en reglas, de manera que pueden emular el comportamiento de un experto humano en la solución de un problema y proponer la alternativa más adecuada.

En definitiva, los DSS muestran la información del negocio de manera sintetizada y atractiva para el usuario mediante gráficos, diagramas, alertas, informes, etc. facilitando la detección de problemas y la toma de decisiones para resolverlos.

Cuadro de Mando

Otra de las aplicaciones más conocidas de Business Intelligence es el Cuadro de Mando. Se trata de una herramienta de control empresarial que nos permite realizar un seguimiento de los indicadores de negocio y monitorizar los objetivos de cada una de las áreas de la empresa definidos en el plan estratégico, pudiendo conocer el estado y el progreso de cada uno de ellos en cualquier instante. Suelen estar disponibles para todo tipo de dispositivos móviles, de manera que cualquier ejecutivo puede conocer rápidamente el estado de la empresa con el simple hecho de consultar su tablet o su teléfono móvil.

Ofrece una información precisa sobre la estrategia de la compañía, la eficacia de los procesos de producción o servicios, la satisfacción de los empleados y los clientes y los resultados económicos. [5]

A diferencia del resto de aplicaciones de BI, no está tan orientada al análisis de información, sino al seguimiento de los indicadores de negocio de la empresa, de manera que, para su implantación, resulta imprescindible la definición correcta del plan estratégico y de los indicadores de negocio de la compañía por parte de la dirección general de la misma.

Algunos de los indicadores de negocio que sigue este tipo de herramienta son los siguientes:

Desde el punto de vista interno o de procesos, se analizan ciertos indicadores relacionados con la productividad como la calidad y el coste del producto, la eficiencia del proceso de fabricación o los tiempos de entrega.
Desde el punto de vista del cliente son relevantes, entre otros, la fidelidad y la satisfacción de los clientes o la opinión y la imagen de los clientes sobre los productos y la empresa.
Desde el punto de vista financiero, se analizan todos aquellos indicadores que reflejen la situación económica de la empresa: indicadores de ventas, indicadores de liquidez, indicadores de endeudamiento, gastos en publicidad, etc.
Por último, desde el punto de vista del desarrollo, se analizan los indicadores que constituyen el conjunto de activos que dotan a la organización de la habilidad para mejorar y aprender [6]. Algunos de estos indicadores son la formación y la preparación de los empleados, la motivación laboral de la plantilla, la capacidad de trabajar en equipo o los salarios e incentivos.

Conclusión

En definitiva, existen muchos tipos de herramientas de Business Intelligence, pero todas tienen un fin común: proporcionar información al usuario de manera rápida y sencilla para facilitar la toma de decisiones del mismo.